Composition du conseil d’administration et responsabilités

Présidente (Christine Selli)
* Organise et préside les réunions du bureau et du conseil d’administration afin d’en recueillir les avis et de prendre les décisions qui s’imposent (après vote éventuel).
* Organise et préside l’assemblée générale.
* Propose un programme d’actions annuel.
* Est responsable de la trésorerie, gère les relations avec la banque en lien avec le trésorier et valide les factures à payer
* Fait établir des devis pour tous les achats ponctuels d’équipement ou d’impression pour les soumettre à la décision du bureau (voire du CA selon le besoin)
* Organise et préside si besoin les manifestations du CGVVR
* Assure la représentation du CGVVR et les relations auprès du CEGRA, de la FFG et de tout autre organisme. Assure les relations avec les mairies et toute autre instance
* Supervise la politique de communication et rédaction du CGVVR
* Assure la direction de la publication, encadre l’activité du comité de rédaction
* Supervise l’organisation des expositions et des différentes publications.
* Supervise la communication sur le site web et les réseaux sociaux.
* Assure la communication des informations auprès du CEGRA pour la revue « Généalogie & Histoire » (notamment la liste des abonnés, le tableau des permanences, l’éditorial le cas échéant…).
* Enregistre les adhésions et assure la gestion du fichier « Adhérents ».
* Assure la gestion de GénéaBank.

Vice-président (Roger Ligonnet)
* Est responsable de la permanence de Vienne.
* Assure les mêmes fonctions que la Présidente en cas d’absence
* Assure le suivi des ventes et la gestion des stocks des brochures publiées par le CGVVR.

Vice-présidente (Renée Magnan)
* Est responsable de la permanence de Roussillon.
* Assure les mêmes fonctions que la Présidente en cas d’absence.

Trésorier (Bernard Nicolas)
* Assure le suivi de la trésorerie du CGVVR.
* Peut proposer un budget prévisionnel annuel en accord avec la Présidente
* Encaisse les participations et ventes diverses
* Assure le suivi des inscriptions et règlements pour les différentes manifestations
* Assure le paiement des factures après accord de la Présidente
* Assure le règlement des abonnements du site avec le concours de Yannick Rochet
* Est responsable du dossier d’assurance et acquitte la facture.
* Est chargé de la constitution et de l’envoi des dossiers de demandes de subventions, en lien avec la présidente
* Établit le bilan annuel.
* Assure les formalités auprès de la préfecture et de la banque.
* Est référent RGPD.

Trésorier adjoint (Pierre Baule)
* Supplée le trésorier en cas d’absence

Secrétaire général & communication (Pascal Belon-Thomas)
* Répartit les demandes de renseignements et les informations générales
* Rédige avec la secrétaire adjointe les articles du flash info ainsi que les informations destinées à être diffusées sur le site web
* Rédige avec la secrétaire adjointe les actualités et le tableau des permanences du CGVVR pour la revue Généalogie & Histoire et les transmet au CEGRA
* Prépare avec la secrétaire adjointe les expositions, en lien avec la présidente
* Réalise ou supervise la conception et la fabrication des tous les supports de communication et ouvrages, conformément à la politique de communication et rédaction du CGVVR et à la charte établie par le bureau, ainsi que les démarches inhérentes (relations avec l’imprimeur, enregistrement auprès de la BnF…)
* Assure la relecture avec la secrétaire adjointe et la mise en page finale de toutes les publications, en lien avec la présidente
* Organise la distribution des publications au format papier
* Assure la transmission des articles et informations au responsable de la communication digitale
* Assure les mêmes missions que le responsable de la communication digitale en cas d’absence de celui-ci
* Assure les missions de la secrétaire adjointe en cas d’absence

Secrétaire adjointe (Odile Brunet) 
* Assure les comptes rendus des réunions (assemblée générale, conseil d’administration, bureau)
* Assure le secrétariat du comité de rédaction, en organise les réunions et les anime
* Assure la relecture des publications avec le secrétaire général
* Rédige avec le secrétaire général les articles du flash info et des informations destinées à être diffusés sur le site web, des actualités de la revue Généalogie & Histoire
* Prépare avec le secrétaire général les expositions, en lien avec la présidente
* Contribue à la rédaction des articles et ouvrages, en lien avec le secrétaire général

Chargé de communication digitale (Yannick Rochet)
* Est rattaché au bureau du CGVVR.
* Assure la gestion, le développement et la maintenance du site internet du CGVVR.
* Assure la mise à jour des données.
* Met à jour les adresses de réception du site selon les responsabilités des membres du bureau.
* Met à jour la liste des adhérents pour la diffusion des informations.
* Assure la diffusion sur le site web et les réseaux sociaux des articles, actualités et toutes informations nécessaires, en lien avec la présidente et le secrétaire général.
* Gère l’envoi des revues au format PDF aux adhérents.

Chargés des relations avec la presse (Pascal Belon-Thomas à Vienne, Guy Astruc à Roussillon)
* S’assurent de la promotion du CGVVR par la presse.
* Transmettent les informations aux agences locales.
* Réalisent un press-book des articles de presse

Équipe numérisation et dépouillement des registres (Renée Magnan assistée de Roger Ligonnet et Pierre Baule)
* Définit la politique numérisation et de dépouillements des registres pour l’ensemble du CGVVR.
* Assure les relations avec les communes et instances nécessaires
* Assure les relations avec les centres voisins et particulièrement le CGD et GénéaBank.
* Répartit et coordonne les numérisations et dépouillements
* Forme et encadre les adhérents contributeurs aux numérisations et dépouillements
* Prépare les fichiers Nimègue et les reverse dans GeneaBank
* Assure l’impression des documents si nécessaire
* Organise le rangement des relevés dans les locaux des permanences

Comité de rédaction
Membres permanents : Pascal Belon-Thomas, Odile Brunet, Bernard Chaillou, Marie-Thérèse Fégeant, Claude Girard, Mireille Richoux et Christine Selli
* Définissent la trame et le contenu rédactionnel des bulletins d’information, de la revue annuelle, des pages de couverture de la revue Généalogie & Histoire, des ouvrages et toute publication du CGVVR
* Établissent une planification des étapes pour chaque objectif avec rétroplanning annuel
* Répartissent les missions entre les membres permanents
* Constituent et partagent une base de ressources avec les articles, photos et informations détenus par le CGVVR
* Reçoivent informations et suggestions des adhérents, sollicitent les rédacteurs et les aident si besoin
* Rédigent et illustrent les articles en menant les recherches nécessaires
* Transmettent les articles (hors actualités) pour la revue Généalogie & Histoire selon le planning établi par le CEGRA

Responsables des permanences (Roger Ligonnet à Vienne, Renée Magnan à Roussillon)
* Établissent le planning de présence des animateurs et des remplacements en cas d’absence.
* Assurent les relations avec la Mairie ou tout autre organisme pour les lieux de permanence.
* Assurent la gestion des archives de la permanence (relevés papiers et informatique).
* Assurent l’animation de la permanence et l’accueil des visiteurs et adhérents.

Responsable de la bibliothèque (Marie-Thérèse Fégeant)
* Est rattachée au bureau du CGVVR
* Supervise la gestion des prêts et veille à l’application du règlement intérieur
* Centralise les livres achetés (dans le cadre d’un budget alloué annuellement), après validation par le bureau exécutif
* Organise le rangement des ouvrages
* Met à jour et assure le suivi de la liste des livres
* Organise et supervise le dépouillement et la création d’un listing des contenus des revues et publications du CGVVR comme des revues extérieures
* Transmet les informations au responsable de la communication digitale pour diffusion sur le site web