PRÉSIDENTE : Christine SELLI

• Organise et préside les réunions du bureau et du conseil d’administration afin d’en recueillir les avis et prendre les décisions qui s’imposent (avec vote éventuel)
• Organise et préside l’Assemblée Générale
• Propose un programme d’actions annuel
• Est responsable de la trésorerie, gère les relations avec la banque en lien avec le trésorier et valide les factures à payer
• Fait établir des devis pour tous les achats ponctuels d’équipement ou d’impression pour les soumettre à la décision du bureau (voire du CA selon le besoin)
• Organise et préside si besoin les manifestations du CGVVR
• Assure la représentation du CGVVR et les relations auprès du CEGRA, de la FFG et de tout autre organisme. Assure les relations avec les mairies et toute autre instance
• Supervise la politique de communication et de rédaction du CGVVR
• Assure la direction de la publication, encadre l’activité et anime les réunions du comité de rédaction
• Supervise l’organisation des expositions et évènements en lien avec la responsable de la Commission Évènements
• Supervise la communication sur le site web et les réseaux sociaux
• Assure la communication des informations auprès du CEGRA pour la revue Généalogie et Histoire (notamment la liste des abonnés, l’éditorial le cas échéant…)
• Enregistre les adhésions et assure la gestion du fichier ″adhérents”
• Assure la gestion de GeneaBank
• Est responsable de la Commission Rédaction

VICE-PRÉSIDENT : Roger LIGONNET

• Est responsable de la permanence de Vienne
• Assure les mêmes fonctions que la Présidente en cas d’absence
• Assure le suivi des ventes et la gestion des stocks des ouvrages publiés par le CGVVR
• Est responsable de la Commission Numérisation-indexation des relevés d’actes

VICE-PRÉSIDENTE : Renée MAGNAN

• Est responsable de la permanence de Roussillon
• Assure les mêmes fonctions que la Présidente en cas d’absenc
• Assure les mêmes fonctions que le responsable de la Commission Numérisation-indexation en cas d’absence

TRÉSORIER : Bernard NICOLAS

• Assure le suivi de la trésorerie du CGVVR
• Peut proposer un budget prévisionnel annuel en accord avec la Présidente
• Encaisse les participations et ventes diverses
• Assure le paiement des factures après accord du Président
• Assure le règlement des abonnements du site avec le concours de Yannick Rochet
• Est responsable du dossier d’assurance et acquitte la facture
• Est chargé de la constitution et de l’envoi des dossiers de demandes de subventions, en lien avec la présidente
• Établit le bilan annuel
• Assure les formalités administratives auprès de la préfecture et de la banque
• Est responsable du RGPD
• Est responsable de la Commission Questions-réponses

TRÉSORIÈRE ADJOINTE : Brigitte VALLIER-JACQUEMOT

• Assiste le trésorier dans toutes ses tâches
• Effectue le double contrôle de la comptabilité
• Supplée le trésorier en cas d’absence
• Est responsable de la Commission Évènements

SECRÉTAIRE : Nathalie ESCOBAR

• Assure les comptes rendus des réunions (assemblée générale, conseil d’administration, bureau, comité de rédaction) en lien avec la présidente et les transmet au responsable de la Commission Communication digitale pour diffusion sur le site
• Relaye si besoin les demandes de renseignements reçues sur le site
• Diffuse par mail aux adhérents les informations générales et invitations aux évènements en lien avec la présidente
• Assure la distribution des publications au format papier
• Intègre dans le press-book tous les articles publiés dans la presse relatifs au CGVVR

SECRÉTAIRE ADJOINTE : Christine LLORIA

• Assiste la secrétaire dans toutes ses tâches
• Supplée la secrétaire en cas d’absence

LES COMMISSIONS :

COMMISSION RÉDACTION

Sous la responsabilité de Christine SELLI : Pascal BELON-THOMAS, Odile BRUNET, Nathalie ESCOBAR, Marie-Thérèse FÉGEANT, Claude GIRARD, Christine LLORIA, Mireille RICHOUX

• Définit la trame et le contenu rédactionnel de la revue annuelle Généalogie & Avenir, du flash-infos GénéaNews, des pages de couverture de la revue Généalogie & Histoire, des ouvrages et toute publication du CGVVR
• Réalise la conception et la fabrication des tous les supports de communication et ouvrages, conformément à la politique de communication et rédaction du CGVVR et à la charte établie par le bureau, ainsi que les démarches inhérentes (relations avec l’imprimeur, enregistrement auprès de la BnF…)
• Assure la relecture et la mise en page finale de toutes les publications
• Établit une planification des étapes pour chaque objectif avec rétroplanning annuel
• Répartit les missions entre les membres permanents
• Constitue et partage une base de ressources avec les articles, affiches, photos et informations détenus par le CGVVR
• Reçoit informations et suggestions des adhérents, sollicite les rédacteurs et les aide si besoin
• Rédige et illustre les articles en menant les recherches nécessaires
• Transmet les articles et actualités de l’association pour la revue Généalogie & Histoire selon le planning établi par le CEGRA
• Rédige et transmet les articles et informations destinés à être diffusés sur le site web au responsable de la Commission Communication digitale

COMMISSION COMMUNICATION DIGITALE :

Sous la responsabilité de Yannick ROCHET : Pascal BELON-THOMAS, Bernard RIGAUD

• Assure la gestion, le développement et la maintenance du site internet du CGVVR
• Assure la mise à jour des données
• Met à jour les adresses de réception du site selon les responsabilités des administrateurs
• Met à jour la liste des adhérents pour la diffusion des informations et crée les accès à l’espace adhérent
• Assure la diffusion sur le site web et les réseaux sociaux des articles, actualités et toutes informations nécessaires rédigés par la commission, en lien avec la présidente
• Assure l’envoi des revues au format PDF aux adhérents

COMMISSION NUMÉRISATION ET INDEXATION DES RELEVÉS D’ACTES :

Sous la responsabilité de Roger LIGONNET : Jean-Paul DHUIQUE-MAYER, Christine LLORIA, Renée MAGNAN, Bernard RIGAUD, Christine SELLI

• Définit la politique de numérisation et d’indexation des registres pour l’ensemble du CGVVR
• Assure les relations avec les communes et instances nécessaires
• Planifie les numérisations et indexations
• Répartit et coordonne les numérisations et indexations auprès des bénévoles contributeurs
• Forme et encadre les nouveaux adhérents contributeurs aux numérisations et indexations
• Prépare les fichiers Nimègue et les reverse dans GeneaBank
• Assure l’impression des documents
• Organise le rangement des relevés dans les locaux des permanences en lien avec le responsable de la Commission Documentation

COMMISSION DOCUMENTATION :

Sous la responsabilité de Yannick ROCHET : Nathalie ESCOBAR, Marie-Thérèse FEGEANT, Roger LIGONNET, Christine LLORIA, Bernard NICOLAS, Bernard RIGAUD, Christine SELLI, Brigitte VALLIER-JACQUEMOT
Répartie en 3 sous-groupes : bibliothèque, revues et relevés d’actes

• Assure recensement, classification par thème, numérotation et rangement des livres en lien avec la responsable de la Commission Bibliothèque et le responsable de la Commission Communication digitale
• Assure recensement, classification et rangement des relevés d’actes par communes en lien avec le responsable de la Commission Numérisation-indexation de relevés d’actes et le responsable de la Commission Communication digitale
• Assure enregistrement et classification par thème des articles des revues en lien avec le responsable de la Commission Communication digitale

COMMISSION BIBLIOTHÈQUE :

Sous la responsabilité de Marie-Thérèse FÉGEANT : Roger LIGONNET, Bernard NICOLAS

• Supervise la gestion des prêts et veille à l’application du règlement intérieur
• Centralise les livres achetés et en assure le référencement, en lien avec le responsable de la Commission Documentation
• Veille au rangement des ouvrages lors des mouvements d’entrée et sortie
• Met à jour et assure le suivi de la liste des livres

COMMISSION ÉVÉNEMENTS :

Sous la responsabilité de Brigitte VALLIER-JACQUEMOT : Roger LIGONNET, Bernard RIGAUD, Christine SELLI

• Organise la réunion de l’assemblée générale et de la sortie annuelle après décision des lieux par le conseil d’administration, gère les réservations de la salle, restauration, conférence…
• Organise les autres évènements (forums des associations, salons des seniors, expositions, JEP, ateliers de formation, etc…) en lien avec la présidente
• Fait établir les devis des prestations et les soumet au CA
• Se charge des achats pour les collations nécessaires
• Enregistre les inscriptions des adhérents et le paiement des participations le cas échéant
• Organise le covoiturage nécessaire

COMMISSION QUESTIONS-RÉPONSES :

Sous la responsabilité de Bernard NICOLAS : Renée MAGNAN, Roger LIGONNET

• Relaye les questions reçues sur le site internet ou par courrier
• Assure l’enregistrement des questions et réponses apportées

AUTRES RESPONSABILITÉS

RESPONSABLES DES PERMANENCES : Roger LIGONNET à Vienne et Renée MAGNAN à Roussillon

• Assurent la réservation de la salle de permanence et communiquent les dates à la Commission Rédaction pour diffusion dans Généalogie & Histoire, et à la Commission Communication numérique pour diffusion sur le site web
• Établissent le planning de présence des animateurs et remplaçants en cas d’absence
• Assurent les relations avec la Mairie ou tout autre organisme pour les lieux de permanence
• Assurent la gestion des archives de la permanence (relevés papiers et informatique)
• Assurent l’animation de la permanence et l’accueil des visiteurs et adhérents

RELATIONS PRESSE : Christine SELLI à Vienne et Guy ASTRUC à Roussillon

• S’assurent de la promotion du CGVVR par la presse
• Transmettent les informations aux agences locales